Huset - ett verktyg för affärsrelationens viktigaste delar

Foto: Lars Nylander

Huset beskriver översiktligt affärsrelationens fundamentala byggstenar. Huset är ett verktyg för gemensamma diskussioner mellan uppdragsgivare och uppdragstagare.

Våningarna illustrerar hårdare och mjukare typer av byggstenar – Författa, Efterleva och Överträffa & utveckla – som behöver vara på plats för att relationen och därmed verksamheten, ska fungera väl.

Klicka i bilden ovan för att visa mer information nedan

Alltid göra sitt bästa i samarbetet med sin affärspartner!

Lojalitet innebär en inställning av, exempelvis:
- Omtanke
- Respekt
- Välvilja
Lojalitet innefattar även de handlingar inställningen ger upphov till, exempelvis:
- Att tala väl om och representera sin affärspartner
- Att stötta och vid behov ta parti för sin affärspartner
- Att leva och verka enligt de överenskommelser man har

Alla bidrar med sin kunskap till gemensam utveckling!

Gemensam affärsutveckling innebär ett löpande arbete som behöver integreras i vardagen.
Affärsutvecklingssamtalet fungerar som en djupare avstämning
- För att hitta en gemensam vision kring parametrar som är viktiga för båda parters verksamhet, till exempel kostnader, effektivitet, kvalité, ledtider och säkerhet.
- För att följa upp och utvärdera vad som fungerar och vad som inte fungerar.
För att lyckas nå visionen är det viktigt att arbeta systematiskt med förbättringar.
- Exempel på en modell som kan användas är PDCA (Plan, Do, Check, Act):
  - Planera vad som behövs göras för att uppnå visionen
  - Utför de åtgärder som Ni planerat
  - Kontrollera utfallet och implementeringen och analysera om du har fått de svar du önskar
  - Standardisera det som var bra alternativt tillbaka till ”planera” för att förbättra processen.

Dialog innebär en vilja att påverka, och en villighet att låta sig påverkas, för att finna en gemensam väg framåt!

Syftet med dialog är att belysa frågeställningar ur fler perspektiv än sitt eget. En god dialog präglas av:
- Att visa varandra likvärdighet, genom att efterfråga och respektera varandras kompetens.
- Att inkludera och lyssna på riktigt, för att förstå den andre.
- Att vara öppen för den andres åsikter och tankar, för att få en rikare bild.
- Att ge och ta emot feedback för ett gemensamt lärande i arbetet
Genom att välkomna och hantera motstridiga intressen eller åsiktsskillnader konstruktivt, kan upptrappade konflikter undvikas och utveckling ske i dialogen.

Det man har åtagit sig att göra, det ska man göra!

Vet du vad som står i avtalet? Hur du ska agera i den dagliga verksamheten? Hur din motpart ska agera? Vad ska enligt avtalet vara gjort när arbetslaget kommer på plats? (plantor på plats på hygget, förröjt i beståndet, snöröjt…?)
- Se till att du vet vem som har ansvar för vad!
- Hur ska parterna kommunicera med varandra? När och hur bekräftar entreprenören att arbetet är utfört och när och hur bekräftar beställaren att arbetet är emottaget?
Vet du hur du ska agera om något inte går som planerat?
- Vad står i avtalet om risk, hinder, försening, brist eller fel
- Hos vem behöver du då förankra ett agerande för att komma vidare? Förklara? Informera? Dokumentera?
Vet medarbetarna i din organisation, de som ska efterleva avtalet (tjänstemän, plantörer, röjare, maskinförare) vad som gäller?
- Gå igenom de viktiga delarna med den eller de som blir operativt ansvarig/a för att leverera på ingånget avtal, både då allt rullar på och då något oförutsett händer (risk, hinder, försening, brist eller fel)
Kvantifiera, sammanställ och dokumentera
- Finns det områden där vi återkommande inte levererar enligt avtal? Där min motpart återkommande inte levererar?
- Kvantifiera och ta med in i nästa affärsutvecklingssamtal. Fundera gemensamt på varför.
  - Kan vi åtgärda dessa återkommande avtalsbrott?
  - Behöver avtalet beskriva hur detta skall hanteras och regleras? (alltså: kan vi lägga in situationen innanför avtalets väggar, med a-pris, timersättning, hindersersättning el liknande…)

Det man har åtagit sig att betala, eller utan extra ersättning inkludera i arbetet, ska gälla!

Vet du vad som står i avtalet om hur du ska ta betalt eller betala? Hur din motpart ska ta betalt eller betala?
- Hur ser ersättningsmodellen ut i löpande drift? (a-priser, ackord, timpris, medelstam…)
- Se till att du vet vem som ska attestera vad! Hur ska fakturan märkas?
- Vet du hur du ska ta betalt eller innehålla betalning om något inte går som planerat? (ÄTA = Ändringar och tilläggsarbete)
- I specialfallen som finns specifierade i avtalet? (extremobjekt, timkörning, stillestånd…)
- I specialfallen som inte alls finns regerade i avtalet? Vad står i avtalet om risk, hinder, försening, brist eller fel
- Hos vem behöver du då förankra ett agerande? Förklara? Informera? Dokumentera?
- Vilka underlag behövs för att fakturera eller betala ut ÄTA?
Vet medarbetarna i din organisation, de som ska efterleva avtalet (tjänstemän, plantörer, röjare, maskinförare) vad som gäller?
- Gå igenom de viktiga delarna med dina anställda, vilka underlag som behövs för fakturering och utbetalning, attest och fakturaunderlag
- Vem kan bestrida en faktura? Hur gör man om man inte får betalt? Vilken del av en faktura har man rätt att hålla inne om man är missnöjd med utfört arbete?
Kvantifiera och sammanställ
- Finns det områden där vi återkommande får hantera mycket ÄTA?
- Kvantifiera och ta med in i nästa affärsutvecklingssamtal. Fundera gemensamt på varför?
  - Kan vi reglera in den situationen i ersättningsmodellen istället? Eller är det bra att den fortsatt ligger som ÄTA?
  - Behöver avtalet beskriva hur detta skall hanteras och regleras? (kan vi tydligare lägga in situationen innanför avtalets väggar)

Det man gör eller inte gör ska man kunna kommunicera!

Inom avtalet ska det framgå hur parterna ska kommunicera med varandra när allt går eller inte går enligt plan.
- Exempelvis affärsutvecklingssamtal, samtal med markägare, avrapportering av arbete, avvikelsehantering.
- Vet ni hur ni ska göra upp om löpande förändringar och oförutsedda situationer (ÄTA)?
- Vilka är ombud och har rätt att justera eller korrigera utifrån avtalet?
Grundregeln är att alltid dokumentera överenskommelser om förändringar skriftligt.
- Till exempel genom att skicka ett mail eller sms efter man gjort en överenskommelse på telefon, exempelvis ”Som vi kom överens om i samtal den 1/2 år 2020 så byter vi plantsort på trakt Nästgårds 1:1 från gran till tall”

Ett avtal ska vara lätt att förstå för båda parter!

Har du förstått vad avtalet innebär?
- Det behöver framgå tydligt vika rättigheter och skyldigheter varje part har, kom ihåg att det är avtalets innehåll som skapar grunden för hur verksamheten ska bedrivas.
- Känn dig trygg i att våga fråga om det finns ord eller stycken du inte förstår, kanske går det omformulera svåra juridiska ord?

Ett avtal ska baseras på en korrekt juridisk grund!

Känner du till grunderna i avtalsrätt och entreprenadjuridik?
- Länk till handboken allmänna bestämmelser för skogsentreprenad (kapitel 1 och 2)
- Branschen har förhandlat fram generella avtals villkor som en majoritet tillämpar: Allmänna bestämmelser för skogsentreprenad ABSE20
Många avtal innebär långa åtaganden och stora belopp, därför kan det vara klokt att ta juridisk hjälp/rådgivning inför ett avtalstecknande.
- Juridisk hjälp går ofta att hitta hos t.e.x. revisor, medlemsorganisationer, advokat.

Ett avtal ska innehålla allt som kan ha betydelse för relationen!

I ett avtal specificeras rättigheter och skyldigheter mellan parterna. Beskriv tydligt tex:
- Omfattning, tid, geografier, prissättning, ALLA överenskommelser eller förändringar, faktureringsrutiner, kvalitet på utfört arbete, kvalitet på beställarens underlag, uppföljning, kommunikation, certifiering, avtalsbrott och konsekvenser.
  - Tips! Gör ett stresstest på ert avtal. Kolla av ett par olika scenarion som kan ske under avtalets tid. Hittar ni svaret i avtalet?
  - Branschen har tagit fram standardiserade mallar som kan användas för att mer specifikt beskriva entreprenaden; ABSE20

En förhandling ska genomsyras av ömsesidig respekt!

Förbered på vilken nivå på avtalet du vill landa in i och vilka intervall som är acceptabla.
Gå in i förhandlingen i en positiv och framåtsyftande anda.
Ha ett gemensamt tydligt mål med förhandlingen. Ska vi diskutera förutsättningar eller ska vi komma till avslut? Var överens om agendan för mötet.
Ha en professionell attityd, så som att komma väl förberedd och med relevanta argument för din sak.
Var lyhörd för motpartens situation och åsikter.
Var noga med att gå igenom alla bitar av entreprenaden så inget faller mellan stolarna.
Sammanfatta vad ni kommit överens om på mötet innan skiljs åt så att inga oklarheter råder. Uppdatera avtalsdokumenten med eventuella överenskommelser.
Ingå avtalet först när du känner dig säker på att du förstår och kan acceptera avtalet.

Husets innehåll är framtaget av arbetsgruppen Affärsrelationen i samverkansgruppen Entreprenadskogsbruk (ESG). Om du har frågor eller förbättringsförslag gällande Huset, vänd dig till Bodel Norrby eller Tomas Johannesson.