Nulägesanalys och identifiering av utvecklingsområden – en bra grund till förbättringsarbete i entreprenadskogsbruket

Bild: Anders Mörk

Det finns stora skillnader i lönsamhet mellan drivningsföretag. Men när aktörerna har ett bra samarbete kan lönsamheten öka. Projektet ”Skapa Lönsamhet” ger verktyg för företagsanalys och utveckling.

Artikeln är en sammanfattning av studien "Skapa Lönsamhet".

Tidigare studier visar att vinstmarginalerna varierar kraftigt mellan olika drivningsföretag. Variationerna indikerar att det finns betydande utvecklingspotential, både i enskilda företag och i branschen som helhet. För att stärka lönsamheten krävs ökad kunskap om vilka faktorer som påverkar resultaten, men också en bättre förståelse för vilka utvecklingsbehov som finns – både inom företagen och i samarbetet mellan entreprenör och beställare.

I projektet ”Skapa Lönsamhet” har Skogforsk därför arbetat med att ta fram ett enkelt analysverktyg för att identifiera utvecklingsfaktorer som kan bidra till förbättrad lönsamhet och att ta fram ett arbetssätt för mer strukturerat utvecklingsarbete.

Planering och överlämning påverkar effektiviteten

Mekanisering och teknikutveckling har länge bidragit till ökad produktivitet och bättre driftssäkerhet i skogsbruket. Under de senaste decennierna har dock både utvecklingstakten och produktivitetsökningarna planat ut, samtidigt som kraven på produktivitet och miljöhänsyn har ökat.

Flera studier visar att fortsatt utveckling inte enbart kan bygga på tekniska förbättringar. Effektiviteten i drivningskedjan påverkas i hög grad av hur väl gränssnittet mellan beställare och utförare fungerar.

Brister i planering och traktdirektivens kvalitet leder till att förarna måste lösa problem på plats, något som i förlängningen också påverkar deras prestation och därmed ofta också lönsamhet.

»Det är ju väldigt viktigt för skördaren att traktdirektivet är fullständigt, annars så blir det väldigt mycket extra jobb för oss, att kolla hur vi ska göra. Just att det finns tillräckligt med avlägg och såna där grejer, så att skotaren blir av med virket hela tiden. Just den biten brukar det vara ganska mycket roddande i. Är avlägget färdigt och tillräckligt stort och du har en skaplig bilväg fram med vändningsmöjligheter, det underlättar det fortsatta arbetet enormt.«

Entreprenör

Projektet visar att brister i planeringsarbete och överlämning – särskilt kopplat till avverkningstrakter och avlägg – är ett av de mest påtagliga och återkommande hindren för effektivitet genom hela drivningskedjan. Problem med planering, traktdirektiv och framförhållning leder ofta till störningar i arbetet, vilket i sin tur skapar frustration och stress i den operativa verksamheten och påverkar lönsamheten negativt.

Trots modern teknik och digitala hjälpmedel kvarstår dessa organisatoriska utmaningar.

Metodik för att stödja företagens utvecklingsarbete

Projektet omfattade flera steg av utvecklingsarbete och en avslutande fallstudie. I fallstudien utvecklades och tillämpades en metodik för att stödja företag i arbetet med några prioriterade utvecklingsområden. Processen och eventuella effekter utvärderades i ett verkligt sammanhang.

Metodiken bestod av flera delar, bland annat nyckeltalsanalys, förarstudier, intervjuer och en särskild stödmodul som skulle hjälpa företagen att komma igång med sina utvecklingsaktiviteter. Kombinationen av dessa delar fungerade väl. Stödmodulen visade sig vara särskilt viktig för att företagen faktiskt skulle starta och genomföra sina planerade förbättringsinsatser.

Arbetsprocessen bidrog också till att deltagarna reflekterade över sin verksamhet, identifierade utvecklingsområden och fick en större förståelse för hur olika moment påverkar helheten.

Utvecklingsarbete kräver struktur och långsiktighet

Erfarenheterna från projektet visar att utvecklingsarbete är en långsiktig process som kräver uthållighet, tydlig struktur och kontinuitet. För att förbättringsarbetet ska få genomslag behövs tydliga mål, regelbunden uppföljning och anpassning till verksamhetens förutsättningar.

Extern medverkan, i detta fall från Skogforsk, spelade en viktig roll genom att bidra med struktur, fokus och ett neutralt perspektiv som hjälpte företagen att driva arbetet framåt. Samtidigt framkom en oro för att utvecklingsarbetet kan tappa fart när den externa drivkraften inte längre finns kvar.

Vid projektets slut var entreprenadföretaget väl förberett för att fortsätta sitt utvecklingsarbete. Beställarföretaget saknade däremot en nedskriven plan.

»Vi har väl ingen plan direkt framåt, men det här ska ju föda en plan också. Tanken är ju att vi hela tiden utifrån egenkontrollerna ska ta ut och sikta in oss på de punkter som är sämst, en eller två beroende på hur stora de är. Det kan vara tre om de är lite mindre. Ett bra sätt är att hela tiden ha beslutat sig att – en eller två sämsta grejerna ska vi arbeta med att bli bättre på nästa år. Då får man ju också fram att det är bestämt att vi alltid ska jobba med – det som vi får fram, det jobbar vi med. Jag tror att det är jättebra när ni externer är med, man lyssnar mer när det kommer någon utifrån många gånger. «

Tjänsteman

Det fanns flera idéer och förslag, men dessa behövde konkretiseras i en strukturerad plan med tydlig ansvarsfördelning, milstolpar och rutiner för uppföljning.

Gemensam förståelse i kedjan är avgörande

Flera faktorer påverkar hur väl samarbetet i gränssnittet mellan beställare och entreprenör fungerar. Bland annat varierar kvaliteten i hur köp- och traktplaneringsinstruktioner följs och hur planeringsarbetet genomförs i praktiken. För att skapa hållbara förbättringar krävs incitament som värderar både volym och kvalitet, samt en ökad förståelse för varför instruktioner ska följas och vilka konsekvenser brister i planeringen kan orsaka. Organisationsstruktur, gruppdynamik och individuella attityder påverkar också hur utvecklingsprocesser fungerar i praktiken.

Framgångsrikt utvecklingsarbete förutsätter därför en kultur som främjar dialog, erfarenhetsutbyte och öppenhet för alternativa lösningar.

Detta kan illustreras genom ett citat från en gemensam fältdag med entreprenör, virkesköpare och produktionsledning:

»Det jag tyckte var så fruktansvärt bra, det var att det skapades många diskussioner, mycket kunskapsutbyten. Det kändes riktigt bra liksom, hur vi stod där och diskuterade och alla fick komma till tals och alla blev lyssnade på. Det jag tar med mig från den dan, det var att man behöver diskutera i större grupp, såna här planeringsproblem som man ställs inför […]. Sånt här skulle man ha åtminstone nån gång per år. «

Virkesköpare

Ledningens stöd och tydliga prioriteringar är samtidigt avgörande för att arbetet ska tas på allvar och ge varaktiga resultat.

Sammantaget visar projektet att det finns goda förutsättningar för fortsatt utveckling. Fältbaserade aktiviteter och gemensamt lärande bidrog under projekttiden till ökad samsyn och skapade värde för deltagarna. För att resultaten ska bli bestående krävs dock tydliga och långsiktiga planer, engagerade och ansvarstagande medarbetare samt fungerande uppföljning.

Viktiga slutsatser från projektet

Det finns utvecklingspotential i entreprenadskogsbruket. Den stora variationen i vinstmarginal mellan drivningsföretag indikerar att både enskilda företag och branschen som helhet har möjlighet att förbättra sin lönsamhet.
Planering och överlämning är centrala för effektiviteten. Brister i planeringen av avverkningstrakter och avlägg, samt i överlämningen mellan beställare och utförare, är återkommande hinder för ett effektivt drivningsarbete.
Strukturerad analys hjälper företag att identifiera utvecklingsområden. Kombinationen av nyckeltalsanalys, förarstudier, metodinstruktioner och intervjuer fungerade väl för att synliggöra utvecklingsbehov både inom företagen och i gränssnittet mellan beställare och entreprenör.
Extern medverkan kan vara en viktig drivkraft. En neutral aktör kan bidra med struktur, fokus och nya perspektiv som hjälper företagen att starta och hålla i utvecklingsarbetet.
Tydliga planer, incitament och uppföljning behövs. För att förbättringsarbetet ska ge resultat krävs konkreta planer, ansvarsfördelning och rutiner för uppföljning. Incitament som styr mot producerade volymer, men även mot kvalitet i utfört arbete är viktigt.
Utvecklingsarbete kräver långsiktighet och gemensam förståelse. Framgång förutsätter uthållighet, kontinuerligt lärande och en gemensam målbild av hela drivningskedjan hos både beställare och entreprenörer.